DISPOSITIONS GÉNÉRALES
1. Club Local ayant comme aire de fonctionnement: les Laurentides, les pays d’En hauts, la Rivière nord, Argenteuil, St-Canut, Mirabel, Deux-Montagnes, Ste-Therèse de Blainville.
1.1 Objectifs du club : Organiser des activités de dressage et concours et épreuves sur le terrain pour chiens d’Arrêt de race pure, promouvoir la chasse sportive de petits gibiers à plumes avec des chiens de races pures
1.1.1 Bureau principal : Le bureau du club est établi au domicile du Président à défaut de tout autre endroit déterminé par le bureau de Direction
1.1.2 Tout règlement est applicable à partir du moment où il est adopté.
1.1.3 Un règlement adopté, annulé ou modifié par le bureau de direction doit être ratifié par la prochaine assemblée annuelle à défaut de quoi il cesse d’être en vigueur.
1.1.4 Un membre ne peut en aucun cas, sauf autorisation écrite du club du chien d’arrêt des Laurentides, utiliser le nom du club ou l’abréviation CCAL pour fins personnelles, ni se servir de l’opportunité des activités du CCAL pour faire la promotion, d’intérêts personnels, autrement qu’en commanditant ces dites activités, sous peine d’exclusion du club.
2. MEMBRES
2.1 Le CCAL comprendra une catégorie de membres, à savoir : les membres actifs.
2.1.1 Membres actif : Toute personne propriétaire d’un chien d’arrêt enregistré auprès d’un organisme reconnu par le CCC (Club Canin Canadien) pourra devenir membre actif, sur demande à cette fin et sur acceptation du bureau de direction en payant une cotisation annuelle au montant déterminé par le bureau de direction et en fournissant le certificat d’enregistrement (ou sa photocopie) de son chien.
2.2 si une demande d’adhésion est refusée les membres de l’exécutif devront fournir au demandeur un motif par écrit dans un délai de 30 jours suivant le refus.
2.3 Cartes de membres : Il sera loisible au bureau de direction, aux conditions qu’il pourra déterminer, de pourvoir à l’émission de cartes à tout membre actif en règle. Pour être valides, ces cartes de membres devront porter la signature du secrétaire en exercice. La carte de membres expire le 31 décembre de chaque année.
2.4 Suspension et exclusion : Le comité de direction peut suspendre ou expulser tout membre, qui enfreint les règlements du club ou dont la conduite est jugée préjudiciable à celui-ci. Cependant avant de prononcer la suspension ou l’expulsion d’un membre, le comité de direction doit par lettre recommandée, aviser le dit membre : de la date, du lieu et de l’heure de l’audition de son cas afin de lui donner la possibilité de se faire entendre. Cependant le dit membre peut faire appel de la décision, de sa suspension ou de son expulsion lors de la prochaine assemblée des membres. Dans tel cas, la décision du comité de direction, sera maintenue jusqu’à la prochaine assemblée annuelle des membres ou jusqu’à la tenue d’une assemblée spéciale des membres.
2.5 Démission : Tout, membre pourra démissionner, en adressant par écrit un avis au secrétaire du Club. La démission d’un membre ne libère pas du paiement de toute contribution due au Club jusqu’au jour ou telle démission est donnée.
3 LES ASSEMBLÉES DES MEMBRES
3.1 Assemblée annuelle : L’assemblée générale annuelle des membres du Club aura lieu à la date que le bureau de direction fixera chaque année. Elle sera tenue à l’endroit désigné par le bureau de direction.
3.2 Assemblées spéciales : Toutes assemblées générales spéciales des membres seront tenues à l’endroit désigné par le bureau de direction et selon que les circonstances l’exigeront. Il sera loisible au président ou au bureau de direction de convoquer une assemblée générale spéciale des membres sur réquisition à cette fin, par écrit, signée par au moins 5 membres actifs en règle, et cela dans le 10 jours suivant la réception d’une telle demande écrite qui devra spécifier le but et les objets d’une telle assemblée spéciale. A défaut, par le secrétaire, de convoquer telle assemblée dans les délaie stipulée, celle-ci pourra être convoquée par les signataires eux-mêmes de la demande écrite.
3.3 Avis de convocation : Toute assemblée des membres sera convoquée au moyen d’un avis écrit envoyé par la poste ou tout autres moyens électronique reconnus, et indiquant, l’heure, l’endroit, les buts et l’ordre du jour de l’assemblée. Au cas d’assemblée spéciale l’avis mentionnera de façon précise les affaires qui y seront transigées. Le délai de convocation de toute assemblée des membres sera d’au moins 10 jours, sauf dans le cas d’urgence alors que ce délai pourra n’être que de 48 heures. La présence d’un membre actif à une assemblée quelconque couvrira le défaut d’avis quant à ce membre. Au cas d’urgence, l’avis de convocation pourra se faire par téléphone.
3.4 Quorum : 10 membres votants en règles présents en personne, constitueront un quorum suffisant pour toute assemblée générale ou spéciale des membres. Aucune affaire ne sera transigée à une assemblée à moins que le quorum requis ne soit présent dès l’ouverture de l’assemblée.
3.5 Propositions :
3.5.1 Le membre qui désire soumettre une proposition à l’approbation d’une assemblée générale du CCAL doit recourir au bureau de direction du CCAL pour la diffuser auprès de tous les membres. La proposition doit parvenir au secrétaire du CCAL, rédigée dans sa forme de présentation, avant la date limite fixée par le bureau de direction du CCAL. Toutes les propositions et leurs commentaires doivent être inscrits et annexés à l’ordre du jour qui sera communiqué à tous les membres avec la convocation à l’assemblée générale. Les propositions reçues après la date limite ne pourront être considérées pour l’élaboration de l’ordre du jour de l’assemblée générale. Toutefois, lesdites propositions pourront être inscrites par l’auteur, à l’item varia lors de l’ouverture de l’assemblée. Les propositions inscrites au varia de l’ordre du jour d’une assemblée générale seront traitées de la façon suivante :
a) Présentation de la proposition et de son mode d’application (s’il y a lieu)
b) Vote de l’assemblée délibérante sur l’urgence de l’adoption de la proposition
c) Si l’urgence est retenue, ladite proposition est inscrite à l’ordre du jour et traité selon la procédure normale.
d) Si l’urgence est rejetée, la proposition sera retirée de l’ordre du jour. Toutefois, le comité de direction inscrit ladite proposition à l’ordre du jour, de sa prochaine réunion régulière pour statuer et prendre une décision. La décision devra être entérinée lors de l’assemblée générale suivante conformément à la procédure établie par les règlements généraux du CCAL
3.5.2 Les membres du CCAL désirant présenter une proposition à une assemblée générale pourront le faire sous la forme qu’ils désirent.
3.5.3 Toute proposition doit être secondée pour être soumise au vote des membres.
3.6 Vote : A toute assemblée des membres, seuls les membres actifs en règle auront droit de vote, chaque membre ayant droit à un seul vote. Les votes par procurations ne sont pas valides. A toute assemblée, les voix se prennent par vote ouvert, ou si tel est le désir d’au moins 5 membres, par scrutin secret. Les questions soumises sont décidées à la majorité des voix des membres actifs présents. Au cas d’égalité de voix le président a un second vote ou vote prépondérant.
3.7 Le procès-verbal d’une assemblée générale devra être déposé, par le secrétaire, auprès du bureau de direction, dans les plus brefs délais.
4 BUREAU DE DIRECTION
4.1 Dispositions générales
4.1.1 Les affaires du Club seront administrées par un bureau de direction composé d’au moins 3 membres
4.1.2 Admissibilité : Tout membre actif en règle sera éligible comme membre du bureau de direction et pourra remplir telles fonction.
4.1.3 Durée des fonctions : Tout membre du bureau de direction entrera en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il a été nommé ou élu. Il demeurera en fonction le terme de 2 ans ou jusqu’à ce que son successeur ait été nommé ou élu, à moins que dans l’intervalle il n’ait été retiré en conformité des dispositions du présent règlement.
4.1.4 Élection : Les membres du bureau de direction sont élus pour un mandat de 2 ans par l’assemblée générale annuelle. La moitié des sièges du bureau de direction laissée vacant par démission ou fin de mandat, sera comblée chaque année, par élection lors de l’assemblée générale annuelle. Tout membre sortant de charge est rééligible. Toute vacances survenues dans le bureau de direction pour quelques causes que ce soit, peut-être remplie par les membres du bureau de direction demeurant en fonction, par résolution, pour la balance non expirée du terme pour lequel le membre du bureau de direction, cessant ainsi d’occuper ses fonctions, avait été élu ou nommé.
4.1.5 Directeur retiré : Cesse de faire partie du bureau de direction et d’occuper sa fonction tout membre :
a) qui offre par écrit sa démission au bureau de direction, à compter du moment où celui-ci par résolution l’accepte ou
b) qui démis de ses fonctions, en conformité et respect des règlements du CCAL
4.1.6 Rémunération : Les membres du bureau de direction ne seront pas rémunérés pour leurs services comme tels.
4.2 Les officiers
4.2.1 Désignation : Les officiers seront le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier. La même personne peut cumuler les fonctions de secrétaire et de trésorier et dans ce cas pourra être désignée sous le nom de secrétaire-trésorier advenant cette situation le troisième officier sera le Vice-Président.
4.2.2 Élection : Le bureau de direction devra, à sa première assemblée suivant l’assemblée générale annuelle des membres et par la suite lorsque les circonstances l’exigeront, élire les officiers du club. Ceux-ci seront élus parmi les membres du bureau direction.
4.2.3 Délégation de pouvoirs : Au cas d’absence ou d’incapacité de tout officier du Club, ou pour toute autre raison jugée suffisante par le bureau de direction, ce dernier pourra déléguer les pouvoirs de tel officier à tout autre officier ou à tout membre du bureau de direction.
4.2.4 Président : Le président est l’officier exécutif en chef du club. Il préside toutes les assemblées du bureau de direction et des membres. Il voit à l’exécution des décisions du bureau de direction, signe tous les documents requérant à sa charge de même qu’il exerce tous les pouvoirs qui pourront de temps à autre lui être attribués par le bureau de direction
4.2.5 Vice-Président : En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président, le vice-président le remplace et en exerce tous les pouvoirs ou toutes les fonctions.
4.2.6 Secrétaire : Le secrétaire assiste à toutes les assemblées des membres et du bureau de direction et il rédige les procès-verbaux. Il remplit toutes autres fonctions qui lui sont attribuées, par les présents règlements ou par le bureau de direction. Il est responsable de toute la correspondance, de l’ordre du jour de toutes les réunions et de la rédaction des comptes rendus des réunions du Club
4.2.7 Trésorier : Le trésorier à la charge et la garde des fonds du club et de ses livres de comptabilité. Il tient un relevé précis des biens, des dettes, des recettes et des déboursés du club, dans un ou des livres appropriés à cette fin. Il dépose dans une institution financière déterminée par le bureau de direction, les deniers du club. Il est responsable de toutes les transactions bancaires, du ou des comptes de banques du CCAL.
4.2.8 Vacances : Si les fonctions de l’un quelconque des officiers du club deviennent vacantes, par suite du décès ou de résignation ou de tout autre cause quelconque, le bureau de direction, par résolution, pourra élire ou nommer une autre personne qualifiée pour remplir cette vacance, et cet officier restera en fonction pour la durée non écoulée du terme d’office de l’officier ainsi remplacé.
5. RÉUNIONS
5.1 Dates des réunions : Les bureau de direction se réunira aussi souvent que nécessaire.
5.2 Convocation : Les réunions du bureau de direction sont convoquées par le Président ou sur demande écrite de la majorité des membres du bureau de direction. Elles seront tenues à tout endroit de temps à autre désigné par le président.
5.3 Avis de convocation : L’avis de convocation de toute réunion du bureau de direction peut être verbal. Le délai de convocation sera d’au moins 24 heures, mais en cas d’urgence ce délai pourra n’être que de 2 heures. Si tous les membres du bureau de direction sont présents à une assemblée ou y consentent par écrit, toute assemblée peut avoir lieu sans aucun avis préalable de convocation.
5.4 Quorum et vote : Une majorité des membres en exercice du bureau de direction devra être présente à chaque assemblée pour constituer le quorum requis pour l’assemblée. Toutes les questions soumises seront décidées à la majorité des voix, chaque membre du bureau de direction, y compris le président, ayant droit à un seul vote
5.5 Proposition
5.5.1 Toute proposition soumise à l’adoption, au cours d’une réunion du bureau de direction, doit être nettement définie et établie
5.5.2 Toute proposition doit être secondé pour être acceptable
5.6 Compte rendu : Tous les comptes rendus des réunions du bureau de direction seront approuvés par le bureau de direction, à la réunion suivante, par vote majoritaire des membres présents
6. DISPOSITIONS FINANCIÈRES
6.1 Dispositions générales
6.1.1 Année fiscale : L’exercice financier du club se terminera le 31 décembre
6.1.2 Livre et comptabilité : Le bureau de direction fera tenir par le trésorier du club ou sous son contrôle, un ou des livres de comptabilité dans lequel ou lesquels seront inscrits tous les fonds reçus ou déboursés par le club, tous les biens détenus par le club et toutes ses dettes ou obligations, de même que toutes autres transactions financières du club. Ce livre ou ces livres seront tenus à l’endroit désigné par le bureau de direction et seront ouvert en tout temps à l’examen du président ou du bureau de direction.
6.1.3 Vérification : Les livres et états financier du club seront vérifiés chaque année, aussitôt que possible après l’expiration de chaque exercice financier, par le vérificateur nommé à cette fin lors de chaque assemblée générale annuelle des membres.
6.1.4 Effets bancaires : Le président désigne les officiers ayant le droit de contre signer les chèques du club. La signature du trésorier doit être contre signé par un quelconque des officiers ainsi désignés.
6.1.5 Contrats : Les contrats et autres documents requérant la signature du club seront approuvés par le bureau de direction, et sur telle approbation seront signé par le président ou le vice-président et par le secrétaire ou le trésorier.
6.1.6 Dissolution du Club: Elle est possible en tout temps sur consentement écrit d’au moins les 2/3 des membres actifs. En cas de dissolution volontaire ou par recours de loi, la propriété du club, les fonds qui lui reviennent, les droits qu’ils possèdent sont la propriété du club. Après le règlement des dettes, le reliquat est versé à part égale aux membres actifs du club.
6.2 Cotisation : Le montant de la cotisation fixée chaque année par le bureau de direction, devra être ratifié par l’assemblée générale des membres.
6.3 Remboursement
6.3.1 Déboursés pour achats : Les dépenses remboursés par le CCAL seront exclusivement les achats nécessaires au fonctionnement du club ou occasionnés lors de l’organisation d’une activité. Dans tous les cas, on devra présenter un reçu ou une facture détaillée au trésorier. Seulement des circonstances particulières pourront faire dérogation à ce règlement, sur décision du comité de direction.
6.3.2 Dépenses pour représentation : Le remboursement des frais de représentation devra avoir été pré autorisé par une décision du comité de direction. Les reçus et factures devront être approuvés par le comité de direction avant d’être présentés au trésorier.
7. Processus disciplinaire
7.1 Lorsqu’un membre en règle désire porter plainte il doit le faire par écrits et faire parvenir sa plainte au secrétariat du club qui devra faire suivre au bureau de direction. La plainte doit être rédigée de façon claire et précise, le comité de direction aura alors un maximum de 30 jours pour répondre à la plainte.